遠距形象必修課：專業級虛擬會議攻略
作者 : Brian Dipert，EDN專欄作者
在家工作的重點在於：講者在虛擬會議環境中進行有效溝通的能力，無論是與同事一對一還是在向一大群人簡報，這項能力在未來依舊重要...
自從2020年新冠肺炎(COVID-19)疫情肆虐後，舉行面對面會議的可行性幾乎完全幻滅。例如，在我「正職工作」的機構——「邊緣人工智慧及視覺聯盟」(Edge AI and Vision Alliance)被迫從長久以來規劃的每季私人會員現場會議，自2020年3月起改為只剩幾週準備時間的虛擬活動。而其大型年度公開活動「嵌入式視覺高峰會」(Embedded Vision Summit)原定在兩個月後舉行，後來那一場歷史性的面對面會議也被迫延後至該年初秋，同樣以虛擬方式代行。
所幸，我們已經辦過好幾年的網路研討會了，因此至少擁有一些線上活動經驗。但即使是現在，已經過去一年半以上的時間了，我們依然100%地以線上方式進行私人和公共活動，渴望能夠恢復完全面對面的會議方式(針對已完整接種疫苗者)，或至少能在2022年舉辦結合虛擬與實體的「混合」活動。
讀者們可能也處於類似困境中，即使在疫情消退之後，我猜很多人還會繼續在家(兼職)工作。我自1997年初離開英特爾(Intel)並以全職身份(當時)加入EDN時，幾乎就已經100%在家工作(work-from-home)了。是的，你沒算錯，那是將近四分之一世紀以前的事了！你可能最近也加入了在家工作的行列，這在嚴峻疫情下是必要的，現在大概已能對在家工作的缺點(進一步模糊個人和職業方面的生活)和優點(不用通勤！穿著睡衣工作！沒有尷尬的茶水間閒聊！溜著狗去新鮮空氣的地方散步吧！)有正確的評價了。
在家工作的重點在於：講者在虛擬會議環境中進行有效溝通的能力，無論是與同事一對一還是在向一大群人簡報，這項能力在未來依舊重要。過去一年半多的時間裡，我經歷並找出一些解決線上簡報時發生小毛病的方法，在這個系列的一開始，我希望與所有讀者分享這些長久累積不少傷疤後的果實。廢話不多說…
所使用的虛擬會議服務準備設定，取決於你所需要的服務，因此並非以下列表的所有內容都適用於你的情況。也就是說(以下的術語特別適用於Zoom，但其他服務也會使用類似措辭)...
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Blue Yeti，專為高品質錄音效果與製作音樂而設計的USB麥克風。[/caption]
Logitech c920 HD網路攝影機。[/caption]
為你的觀眾服務
瞭解你的觀眾——包括他們對於你計劃要討論的主題(如果有的話)理解程度，以及出席你發表該主題的動機等。此外，在從實體過渡到虛擬會議的更早之前，相應地量身打造所要發表的素材以及如何傳遞給觀眾的方式，都是成功的關鍵要件。別誤會我的重點：虛擬會議在許多方面比面對面會議更具挑戰性，對於演講者和觀眾而言：環境更加「乾淨」，觀眾能更容易(所以很想)同時一心多用，因而可能無法足夠關注到簡報等。但虛擬簡報至少在「服務觀眾」這方面可能更勝一籌。 目前為止，在我的職業生涯中做過多次簡報(參加過的次數更多，但我離題了…)，雖然我的個性傾向於內向，但我喜歡公開演講(尤其是經常這麼做讓我不會疏於練習)，只是我也經常感到發表這類簡報後令人沮喪。例如，無論你多麼清楚地試圖傳達正在講的是基本知識(即基礎或入門知識…等等)，那些已超過這個基礎程度的人(無論是出於狂妄還是真的超越)難免還是會參加而且最終失望甚至離開，因為他們「已經對這東西爛熟於胸」。 相形之下，如果你舉辦一場進階主題簡報，那些自認懂得比實際更多的人會來參加，但令他們沮喪的是，你最後還是會「弄得他們一頭霧水」，完全無法聽懂你在說什麼。亦有些人不知何故，好像希望你能把一天所講的內容硬塞到一小時一樣，然後以「想得到更多收穫」的心情離開演講會場…。 那麼，線上簡報又怎樣解決這些問題呢？我會這樣回答：你們之中有多少人做過(或至少參加過)面對面的發表、並在結束時附上一張「想瞭解更多資訊嗎？」的幻燈片？你認為這些資訊最後被利用的頻率高嗎？(或更準確地說，低嗎？) 現在思考一下線上簡報替代方案。聽眾實際上也在電腦面前。因此，除了與他們共享螢幕上「想瞭解更多資訊嗎？」幻燈片外，你還可以：- 即時與他們聊聊相關的網頁連結等諸如此類之事(或讓同事去做，這樣你就不會分心了)。
- 然後利用e-mail發送更多資訊給他們，或甚至
- 建立一個提供更多資訊的網頁供其後續參考。
準備
為了儘量提高成功的可能性，你能夠預先做且最重要的事就是徹底練習。值得慶幸的是，相較於另一種面對面的場景，線上展示更容易實現這一願望。大多數情況下，你將會使用到虛擬會議服務，例如Zoom Meeting和Webinar、LogMeIn的GoToMeeting和GoToWebinar、Google Meet、Microsoft Teams等…，你還可以提前與一位同事(或和你自己在一台單獨的電腦上)進行線上練習，甚至可以錄下練習過程，並在稍後播放出來進行自我檢討。
所使用的虛擬會議服務準備設定，取決於你所需要的服務，因此並非以下列表的所有內容都適用於你的情況。也就是說(以下的術語特別適用於Zoom，但其他服務也會使用類似措辭)...
[caption id="" align="alignright" width="250"] Blue Yeti，專為高品質錄音效果與製作音樂而設計的USB麥克風。[/caption]
- 如果你的簡報檔案包含聲音，請在啟動螢幕共享時選擇「共享電腦聲音」選項。
- 如果你的簡報檔案包含嵌入影片，請選擇「最佳化全螢幕視訊短片」選項(如果有這選項的話)，以儘量提高嵌入影片的視訊擷取品質。
- 關閉影片設定中「顯示參加者姓名」的選項；在整個簡報過程中，不必將你的名字放在攝影機視窗的角落，這會分散觀眾的注意力。
- 確實開啟相機 「高畫質」(HD)解析度的選項(如果與解析度相關)。
- 確實選擇正確的音訊輸入(首選是耳機……請繼續閱讀以下內容)和輸出裝置。
- 如果你選擇「將網路攝影機視窗放在共享螢幕旁」，就要確保攝影機鏡頭不會擋住重要的幻燈片內容，但共享螢幕鏡頭並不會填滿簡報檔案的整個觀眾顯示畫面，這可能會導致內容的字體太小以及精細的圖形細節(同理可證)難以閱讀(無論如何你都不應該使用，因為素材在傳輸過程中會經歷壓縮損耗)。或者，如果你選擇重疊攝影機視窗和共享螢幕，請在簡報模板中為攝影機視窗建立一個空白的「洞」，這樣重要的幻燈片內容就不會被擋住。
- 臉和肩膀的光線均勻且適度(不太暗但也不太強烈……陽光直射通常都過於刺眼)是關鍵；只要你不戴眼鏡(眼鏡鏡片會反射…)，環形光是理想選擇。另外，嘗試使用兩個環形光或散射LED光源，每個光源與你的臉部離軸約30°。如果相機後面有淺色牆壁，把定向輸出燈的燈光打向牆壁，進而以散射方式將光線「反彈」回來給你也是可行的。
- 影片方面請使用高畫質720p或(理想情況)1080p的網路攝影機，例如內建於Mac電腦的FaceTime相機或羅技(Logitech) c920或類似裝置，放置位置要讓演說者的頭部和肩膀能填滿畫面。或者可以使用結合轉接器和軟體且具有高解析度影片輸出功能的智慧型手機、數位攝影機或者能拍攝影片的數位相機…只是也要認清這樣做的話，可能招來額外的潛在「致命弱點」。
- 就音訊而言，強烈建議使用耳機，而不是光靠電腦內建的麥克風和喇叭(這可能導致聲音太小或迴音，甚至更糟的是由於電腦喇叭的輸出音訊會漏回麥克風的輸入，導致聲音不斷反饋循環)。理想情況下，頭戴式耳機會有連接電腦的數位介面(例如USB)，並且是有線的而非無線(例如藍牙，它的電池難免會在你的談話之中耗盡，而且也容易受到微波爐和類似裝置的干擾)。或者，可以考慮將有線領夾式麥克風夾在襯衫或領角，使其足夠靠近(並指向)嘴巴，另一端插入電腦的麥克風輸入端，與一組耳機一起使用(同樣可以消除可能出現的嚴重聲音反饋)。
Logitech c920 HD網路攝影機。[/caption]
- 在進行簡報時，應封鎖所有背景雜來源。除此之外，還要將所有的手機和電腦靜音。
- 你的背景顏色應該是中性的(灰白色、淺灰色、棕褐色等)，而且沒有任何會分散注意力的物體、圖案等。舉一個不當例子，你是不是常常試圖弄清楚那些在觀眾call-in新聞節目背景架子上的書是啥，而非注意聽call-in觀眾在說些什麼？背景應該與你穿的衣服形成對比(例如，沒有白色背景的白襯衫)。儘量不要採用虛擬背景，尤其是當配合你身後的實體「綠幕」使用時。虛擬背景難免會有造成觀眾分心的偽影…再次提醒，你希望觀眾專心注意你和簡報內容，而不是等著看到你一部份的頭消隱在虛擬背景中。
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頭戴式耳機+麥克風組。[/caption] - 由於頻寬/延遲與可靠性之故，從電腦到網路交換機(以及到路由器、數據機和網際網路)的連線應該是有線的，而不是透過Wi-Fi。頻頻服務所支援的上傳頻寬至少應有5Mbps。越大越好，特別是如果要做全螢幕影片簡報…請記住，在做簡報時你是內容創作者，而不是消費者，因此上傳頻寬與一般的下傳頻寬是關鍵。在進行簡報時，如果有LAN和WAN (電腦備份、多媒體串流等)的其他大量網路流量使用者，應暫時先予以停用，包括在電腦背景運作的其他應用程式。
- 說到這裡…如果電腦執行了一段時間，可能已經累積了很多「垃圾」(在背景執行的程式和服務、程式退出時沒有釋放的記憶體等)。在進行簡報前重新啟動電腦，然後進行測試以確保計劃使用的程式仍可正常運作。一般而言，簡報進行之前，應該先關閉在電腦上執行的所有非必要背景應用程式，一方面出於上述網路頻寬的原因，可能導致最重要的簡報功能「停止不動」，另一方面也因為可能產生分散注意力(也令人尷尬)的螢幕彈出式訊息。
傳達
儘可能地把相機放在接近視線水平的位置，以便為觀眾提供最大的「自然性」。 此外，儘可能多看鏡頭(相對於幻燈片、講者筆記等)，以便與虛擬觀眾建立並保持連結。將幻燈片和相關的演講筆記直接放在相機上方，顯示在外接螢幕上(或是便利貼上草草寫成的迷你腳本等…)，是實現此目的的方法之一。別忘了微笑！這些提示可能看起來很直觀和/或簡單，但根據我的經驗，它們常被忘得一乾二淨。記住這些，將使你的簡報大幅受益。 尊重觀眾的時間。雖然你可能認為在講解的內容是全宇宙最重要的事，比起觀眾現在或接下來可能要做的任何事情都更重要，但在你之前和之後的講者(他希望能準時結束)，可能對他們自己的簡報也抱持相同看法。因此，在做簡報的電腦上顯示一個時鐘，當幻燈片置於「簡報者角度」(presenter view)時，大多數簡報套裝軟體也會顯示一個計時器…就善用它們吧！請記住，在那之後你可能會收到一組報告——包括註冊者、與會者、問答、投票和調查反饋等，也可以用這些報告與感興趣的觀眾進一步互動。 具體建議如下：- 不要只是讀稿般地「唸幻燈片」。
- 考慮在簡報期間進行線上(問卷)意見調查，既可以吸引觀眾，也可以針對觀眾是誰及對什麼感興趣提供即時反饋…並相應地調整簡報的其餘部份！
- 提前幾分鐘結束簡報，這是出於對觀眾(不可避免地這也是觀賞講者「個人簡介」的好機會)和下一位演講者的尊重。
- 在整個簡報時間內留出足夠的時間進行觀眾問答(Q&A)。
- 說到這個，你可以預先提出一些「種子」問題，讓主持人(如果有的話)問你或者問你自己。沒有人想成為第一個提出問題的人；一旦觀眾聽到第一次問答交流(即使是「演的」，他們也不會知道的)，將不可避免地激發其他觀眾提出更多「真」的問題。
