「混合辦公」模式將成亞太區企業新常態

作者 : Microsoft

新冠肺炎衝擊全球,遠距工作模式崛起,微軟為瞭解疫情對亞太區企業的工作型態與營運影響,與TechRepublic […]

新冠肺炎衝擊全球,遠距工作模式崛起,微軟為瞭解疫情對亞太區企業的工作型態與營運影響,與TechRepublic Premium合作發表《開創亞太區辦公新常態(Transitioning Asia-Pacific to a New Normal of Work)》白皮書,預測「混合辦公」模式將成為亞太區新常態,並揭示混合辦公趨勢下,企業應重視的五大要點。

此外,根據微軟及研究機構Forrester合作的研究報告,數位工具的導入平均能為企業帶來超過10倍的投資報酬率(ROI)。企業若要在高度變動環境中保持彈性、高效的營運模式並節約成本,數位協作工具的導入與活用將是關鍵。

混合辦公應重視五大要點

面對疫情帶動混合辦公型態的興起,除了科技工具的活用之外,員工的心理狀態更是辦公模式成功轉型不容忽視的一環。《開創亞太區辦公新常態》白皮書即提出,企業在推動混合辦公型態的過程中,必須重視五大要點:

1.時間管理以減低工作倦怠:員工對於「辦公時間」的解讀與以往不再相同;實行遠端辦公時,員工普遍會主動地不間斷工作,缺少休息時間,更明確地劃分工作及私人時間便顯得格外重要;

2.員工表現的量化評估:企業需重新思考如何評估員工表現;協作平台只能計算員工的上線時間,而無法用以衡量個別員工為公司創造的價值。有些企業甚至發現,性格內向的員工在家工作時表現更佳,而以往作為團隊核心的外向型員工,則不再如過往受人矚目;

3.彈性工作和同理心:近半數(47%)員工表示在家工作時較易分心,可見因家中環境變因較多,企業、管理層和團隊除了應協助員工建立無干擾的工作環境,也應包容彈性的工作安排,體諒員工在家辦公而有小孩扶養或家務管理等與工作的平衡;

4.科技培訓和準備:技術逐漸成為現代商業環境不可或缺的一環,現代數位化工作環境的科技力也同時是員工成長、生產力提升的關鍵,因此企業提供的技術培訓需齊頭並進,對硬體和軟體使用熟稔,方能充分發揮工作潛力;

5.融入社交互動元素:企業應投注心力因應新型態工作模式建立公司政策與文化。《Microsoft工作趨勢指數》顯示,隨著遠距工作的盛行,使用Microsoft Teams進行「視訊」會議的人數比以往增加一倍,反映使用者嚮往人與人的互動。除了視訊會議,企業亦需尋找促進創新、創意交流和製造友好工作氛圍的方法,使每位員工皆能感受到自己在團隊中的重要性。

增強企業韌性

在辦公模式轉型的過程中,企業可能面臨員工適應性、軟硬體整合複雜、系統串接的資安防護漏洞,以及IT維運人力需求增加等隱藏成本,如何節省遠端工作費用、非必要支出,進而降低營運成本、又能確保員工效率,往往是企業主關注的痛點。

台灣微軟Microsoft 365事業部副總經理陳慧蓉表示:「提前部署混合辦公環境與數位工具,除了能夠提升員工生產力及產品服務穩定性,也能增加企業營運效率。根據研究顯示,投資於重要的數位韌性槓桿會產生 15~25% 的總成本節省效益。顯示出數位環境的部署將有效降低企業營運成本,而若要把握後疫情時代的轉型契機,Reimagine重塑現代化辦公型態、導入數位科技工具、具備彈性靈活的企業韌性,無疑各企業加速轉型動能的關鍵。」

微軟藉由長年對於產業的深入洞察,完善Microsoft 365以滿足企業協同合作、安全性以及法規遵循等需求,賦予企業六大效益:

  • 多元應用的單一平台:Microsoft 365整合多項生產力工具,如Office應用程式、電子郵件及行事曆、Microsoft Teams一站式協作溝通軟體等,以單一平台滿足企業所有工作需求;
  • 嚴密資安防護:具備網路威脅防範、資料安全與裝置保護等全方位的資安防護技術,Microsoft 365提供企業全面的安全基礎,使企業以更穩健的方式營運;
  • 釋放IT維運成本:協助企業維護軟硬體設施,簡化IT管理流程,企業即能釋出IT人力,從事更具價值之活動。以Microsoft Teams為例,該生產力溝通平台可在三年內為企業節省23.1~36.3萬的IT開發成本;
  • 協同合作:整合式雲端平台Microsoft 365連結員工、資訊、內容,讓溝通與協作更為順暢,轉換共同作業模式,並提升企業生產力;
  • 加速效率:透過工作流程、儀表板與人工智慧等功能,轉換及簡化業務程序,提高各式作業流程,全面驅動作業效率;
  • 實現價值創新:Microsoft 365協助企業賦予員工更大的創造力,推動企業成就更多產品與服務創新。

 

 

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